Module Quản Lý Kho — KiotViet FNB × Lark

Tổng quan

Dữ liệu được đồng bộ như thế nào?

Hệ thống tự động lấy dữ liệu từ KiotViet, xử lý qua lớp trung gian và đẩy lên Lark Base để quản lý theo thời gian thực.

Luồng dữ liệu tự động

🏪

KiotViet FNB

POS/ERP quản lý bán hàng, tồn kho, hóa đơn

→

⚙️

Xử lý tự động

n8n workflow đồng bộ, tính toán, chuẩn hóa

→

🗄️

PostgreSQL

Lưu trữ trung gian, đối chiếu, tính hao hụt

→

📊

Lark Base

Báo cáo trực quan, cảnh báo, quản lý tập trung

→

👥

Quản lý & NV

Theo dõi, kiểm kê, ra quyết định kinh doanh

Quy trình

6 quy trình tự động chính

Mỗi quy trình được thiết kế để giảm thiểu thao tác thủ công và đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.

🔄

Đồng bộ tồn kho từ KiotViet

Tự động mỗi 2 giờ

Hệ thống tự động lấy thông tin sản phẩm, giá vốn và tồn kho từ KiotViet để cập nhật vào hệ thống quản lý.

Kết nối API KiotViet lấy danh sách sản phẩm
Lọc sản phẩm quan trọng cần theo dõi sát sao
Lưu tồn kho theo từng chi nhánh / kho
Cập nhật danh mục sản phẩm lên Lark Base

📋

Xử lý báo cáo kiểm kê

2 lần/ngày

Nhân viên nhập số liệu kiểm kê thực tế qua Google Sheets form, hệ thống tự động đối chiếu và tính hao hụt.

Đọc dữ liệu kiểm kê từ Google Sheets form
Gán mã chi nhánh tự động theo tên
Đối chiếu tồn thực tế với tồn hệ thống
Tính hao hụt = Tồn thực tế − Tồn hệ thống
Cập nhật giá vốn từ dữ liệu nhập hàng

🧪

Tính số lượng xuất kho

Tự động trong ngày

Dựa trên công thức nguyên vật liệu (định mức pha chế) và hóa đơn bán hàng, hệ thống tự tính SL nguyên liệu đã sử dụng.

Đọc công thức / định mức từ Google Sheets
Lấy dữ liệu hóa đơn bán hàng
Tính SL xuất = SL bán × Định mức
Tổng hợp theo ngày hoặc theo tuần

📊

Đẩy báo cáo tồn kho lên Lark

Theo lịch hoặc manual

Dữ liệu báo cáo tồn kho đã xử lý được đẩy lên Lark Base để quản lý theo dõi và ra quyết định.

Tổng hợp dữ liệu từ bảng báo cáo
Chuẩn hóa định dạng ngày giờ
Upload lên Lark Base theo mã duy nhất
Gửi xác nhận khi hoàn tất đồng bộ

📤

Xử lý báo cáo xuất hủy

Khi có file từ KiotViet

File báo cáo xuất hủy từ KiotViet được tải về, tự động phân tích và ghi nhận vào hệ thống.

Tải file Excel từ Lark Base
Phân tích cột "Ghi chú" để trích xuất
Tách: Sản phẩm, SL hủy, Lý do hủy
Cập nhật vào bảng báo cáo xuất hủy

🔔

Cảnh báo tồn kho thấp

Cập nhật realtime

Hệ thống tự động cảnh báo khi tồn kho của sản phẩm xuống dưới ngưỡng tối thiểu đã thiết lập.

So sánh tồn kho thực tế với ngưỡng cảnh báo
Hiển thị ⚠️ nếu tồn kho ≤ ngưỡng tối thiểu
Hiển thị ✅ nếu tồn kho bình thường
Người phụ trách xác nhận thông báo

Lịch trình

Một ngày hệ thống hoạt động như thế nào?

Các quy trình tự động chạy theo lịch trình được thiết kế sẵn để đảm bảo dữ liệu luôn mới nhất.

Sáng

Đồng bộ form kiểm kê buổi sáng

Hệ thống đọc dữ liệu kiểm kê từ Google Sheets, xử lý và cập nhật vào bảng báo cáo tồn kho.

Mỗi 2 giờ trong ngày

Cập nhật tồn kho vật tư

Tự động lấy tồn kho từ KiotViet cho kho trung tâm và bếp/cửa hàng, cập nhật vào Lark Base.

Cuối ngày

Đồng bộ tồn kho & sản phẩm

Lấy toàn bộ sản phẩm và tồn kho từ KiotViet, lưu vào database và cập nhật danh mục lên Lark Base.

Thứ 3 hàng tuần

Tổng hợp báo cáo tồn kho tuần

Đẩy toàn bộ báo cáo tồn kho (hao hụt, giá vốn, SL xuất) lên Lark Base. Ngày kiểm kê chính thức để đối chiếu hao hụt.

Bất kỳ lúc nào

Xử lý file xuất hủy

Khi có file báo cáo xuất hủy từ KiotViet, hệ thống tự động tải về, phân tích và cập nhật vào bảng ghi nhận.

Đầu mỗi tháng

Dọn dữ liệu cũ

Tự động xóa dữ liệu tồn kho và báo cáo cũ hơn 2 tháng để hệ thống hoạt động nhanh và gọn gàng.

Tính năng nổi bật

📦

Theo dõi tồn kho đa chi nhánh — Quản lý tồn kho cho tất cả cửa hàng, kho trung tâm và bếp từ một nơi.

📐

Tính hao hụt tự động — Đối chiếu tồn thực tế vs tồn hệ thống, tính hao hụt theo định mức cho phép.

🧮

Tính SL xuất từ công thức — Dựa trên định mức pha chế và hóa đơn bán hàng để tính nguyên liệu đã dùng.

⚠️

Cảnh báo tồn kho thấp — Tự động cảnh báo khi tồn kho xuống dưới ngưỡng, tránh gián đoạn kinh doanh.

📤

Xử lý xuất hủy tự động — Parse file Excel từ KiotViet, trích xuất thông tin hủy hàng vào hệ thống.

🔄

Đồng bộ 2 chiều — KiotViet → Database → Lark Base, đảm bảo dữ liệu nhất quán ở mọi nơi.

Demo dữ liệu

Kết quả đạt được — Dữ liệu thực tế

Hình dung hệ thống hiển thị gì trên Lark Base sau khi đồng bộ và xử lý dữ liệu từ KiotViet.

📊 1. Báo Cáo Tồn Kho Theo Chi Nhánh

Dữ liệu được đồng bộ tự động mỗi 2 giờ từ KiotViet

Mã SP	Tên sản phẩm	Chi nhánh	Tồn hệ thống	Tồn thực tế	Hao hụt	Trạng thái
`SP000370`	Cà phê đen pha sẵn (ml)	187A Cống Quỳnh, Q.1	2,710	2,030	−680	⚠️ Hao hụt cao
`SP000362`	Đường nước (ml)	78 Ngô Đức Kế	1,400	1,427	+27	✅ Trong định mức
`SP000364`	Kem phô mai (gr)	57 Phạm Viết Chánh, Q.1	453	490	+37	✅ Trong định mức
`SP000368`	Trà Xanh (ml)	25bis NTMK, Quận 1	1,380	1,629	+249	✅ Trong định mức
`SP000365`	Kem tiramisu (gr)	75 Nguyễn Du, Quận 1	372	293	−79	⚠️ Hao hụt cao
`SP000371`	Sốt cacao (ml)	78 Ngô Đức Kế	1,455	1,213	−242	⚠️ Hao hụt cao

🧮 2. Kết Quả Tính Hao Hụt & Phạt

Hệ thống tự tính hao hụt, đối chiếu định mức và thành tiền phạt

Sản phẩm	Chi nhánh	SL xuất	% Định mức	Giá vốn	Hao hụt	Phải chịu	Thành tiền
Cốt Olong nhài sữa	187A Cống Quỳnh	1,100	5%	30.71đ	−4,080	−3,970	121,918đ
Sữa tươi không đường	187A Cống Quỳnh	3,910	5%	26.60đ	−1,394	−1,199	31,883đ
Cốt trà sữa nguyên lá	187A Cống Quỳnh	900	5%	26.35đ	+614	0	0đ
Ly size XL (SP000442)	78 Nam Kỳ Khởi Nghĩa	9	3%	919.66đ	−50	−49.7	45,745đ
Mứt ổi	25bis NTMK, Q.1	110	5%	125.58đ	−29	−23.5	2,951đ

⚠️ 3. Cảnh Báo Tồn Kho Thấp

Tự động so sánh tồn kho thực tế với ngưỡng cảnh báo đã thiết lập

Mã SP	Tên sản phẩm	Nhóm hàng	Tồn kho	Ngưỡng cảnh báo	Trạng thái
`SP000423`	Label bột matcha	Kho vật tư	0	10	⚠️ Cảnh báo
`SP000370`	Cà phê đen pha sẵn	Nguyên vật liệu	150	500	⚠️ Cảnh báo
`SP000371`	Sốt cacao	Nguyên vật liệu	1,213	500	✅ Bình thường
`SP000364`	Kem phô mai	Nguyên vật liệu	490	200	✅ Bình thường
`SP000249`	Ly trà đá	Vật tư xe đẩy	5	100	⚠️ Cảnh báo

📤 4. Bảng Ghi Nhận Xuất Hủy

File xuất hủy từ KiotViet được tự động parse và ghi nhận vào hệ thống

Sản phẩm	Chi nhánh	SL hủy	Giá vốn	Tổng giá trị	Lý do hủy
Mứt dâu	25bis NTMK, Q.1	110 gr	85.51đ/gr	9,406đ	Quá date
Trà sữa nguyên lá	Tân Trào PMH, Q.7	356 ml	26.35đ/ml	9,380đ	Bị hư
Cuống hạt điều	25bis NTMK, Q.1	138 gr	112.05đ/gr	15,462đ	Bị ẩm

Tổng hợp

Bảng tổng hợp lịch trình đồng bộ

Tất cả các quy trình tự động được lên lịch sẵn, không cần thao tác thủ công.

Quy trình	Tần suất	Thời gian	Loại
Đồng bộ form kiểm kê	2 lần/ngày	Sáng & tối	Theo lịch
Cập nhật tồn kho vật tư	Mỗi 2 giờ	Tự động	Tự động
Đồng bộ sản phẩm & tồn kho	Nhiều lần/ngày	Chiều & tối	Theo lịch
Tính số lượng xuất kho (NVL)	Trong ngày	Tự động	Tự động
Đẩy báo cáo tồn kho lên Lark	Theo tuần / manual	Thứ 3 hoặc bất kỳ	Theo lịch
Xử lý file xuất hủy	Khi có file	Bất kỳ	Webhook
Xem báo cáo tồn kho (manual)	Bất kỳ	Bất kỳ	Webhook
Dọn dữ liệu cũ (>2 tháng)	Đầu tháng	Tự động	Tự động

Lợi ích

Hệ thống mang lại gì cho doanh nghiệp?

Tự động hóa quy trình quản lý kho giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và kiểm soát chi phí hiệu quả.

⏱️

Tiết kiệm thời gian

Loại bỏ hoàn toàn thao tác nhập liệu thủ công. Dữ liệu được đồng bộ tự động.

🎯

Chính xác tuyệt đối

Hao hụt được tính toán tự động dựa trên công thức, không còn sai sót do nhập liệu thủ công.

💰

Kiểm soát chi phí

Cảnh báo tồn kho thấp giúp đặt hàng kịp thời, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

📊

Minh bạch dữ liệu

Quản lý theo dõi tồn kho tất cả chi nhánh từ một màn hình duy nhất trên Lark Base.

🔒

Kiểm soát hao hụt

Đối chiếu hao hụt tự động theo kỳ kiểm kê, giúp giảm thất thoát nguyên vật liệu.

📈

Dễ dàng mở rộng

Hệ thống có thể mở rộng cho bất kỳ số lượng chi nhánh nào mà không cần thay đổi kiến trúc.

KiotViet FNB × Lark Base